📘 Chart of Account (COA) – Kawalan & Penggunaan
Pengenalan
Chart of Account (COA) adalah struktur utama dalam sistem accounting yang menentukan bagaimana transaksi direkod dan bagaimana report seperti:
- Trial Balance
- Balance Sheet
- Profit & Loss
👉 dipaparkan dengan betul.
Untuk memastikan report sentiasa tepat dan tidak rosak, sistem ASPLUS telah menetapkan beberapa kawalan penting pada COA.
🔒 Akaun Kritikal (Locked Accounts)
Bagi mengelakkan isu seperti:
- Trial Balance tidak balance
- Balance Sheet lari
- Data masuk kategori yang salah
👉 Sistem akan lock akaun-akaun kritikal seperti:
- Sales
- Cash & Bank
- Trade Receivables
- Dan akaun penting lain
⚠️ Apa yang TIDAK dibenarkan untuk akaun kritikal:
- ❌ Tukar nama akaun
- ❌ Tukar kategori (contoh: Asset → Expense)
- ❌ Delete akaun
- ❌ Archive akaun
👉 Akaun ini adalah asas sistem dan tidak boleh diubah.
🚫 Kawalan Kategori Akaun (Semua Akaun)
Untuk semua jenis akaun (termasuk akaun user create):
- ❌ Tidak boleh tukar kategori akaun
Contoh:
- Asset → Expense ❌
- Liability → Income ❌
👉 Sebab:
- Akan menyebabkan report jadi tidak tepat
- Trial Balance boleh jadi tidak balance
- Struktur accounting akan rosak
➕ Akaun yang Dicipta oleh User
Untuk akaun yang anda cipta sendiri:
✔️ Dibolehkan:
- Tambah akaun baru
- Edit nama akaun
- Archive akaun
🗂️ Fungsi Archive
Jika anda tidak mahu gunakan sesuatu akaun:
👉 Gunakan button “Archive”
Kesan:
- Akaun tidak akan muncul dalam dropdown semasa buat transaksi
- Data lama masih disimpan (tidak hilang)
📍 Di mana nak Archive?
- Pergi ke halaman Chart of Account
- Scroll ke bawah
- Klik button Archive pada akaun tersebut
⚠️ Perkara Penting
- Jangan ubah struktur akaun secara sewenang-wenangnya
- Gunakan akaun yang betul untuk transaksi
- Jika tersalah buat akaun:
- ✔ Archive sahaja
- ❌ Jangan delete atau ubah kategori
🎯 Ringkasan
- Akaun kritikal → Locked sepenuhnya
- Semua akaun → Tidak boleh tukar kategori
- Akaun user → Boleh edit nama & archive
- Archive → Sembunyikan akaun dari dropdown (tanpa delete)